Self Evaluation
Evaluasi :
Institusi Pengelola Prodi telah menerapkan kebijakan dan prosedur anggaran yang menjamin keberlanjutan Prodi, termasuk penyediaan dukungan finansial untuk pembelanjaan-pembelanjaan yang bersifat rutin maupun tak-rutin.
Kebijakan Prodi terkait dengan peningkatan penerimaan keuangan; dan kebijakan terkait kecukupan, ketersediaan, peningkatan kualitas, dan pemeliharaan sarana dan prasarana; diatur dalam kebijakan-kebijakan berikut ini, sehingga pengelolaannya transparan dan akuntabel.
1. SK No. 156/F.03/Rektorat/Itenas/VIII/2017 tentang pedoman penyusunan RKAT-BPP dan penyusunan RKAT untuk setiap unit di Itenas (Bukti 1).
2. Manual pelayanan biro keuangan dan umum dalam pengelolaan sarana dan prasarana (Bukti 2)
3. PBM dengan kode Itenas.BKU/M_PEL/01 (Bukti 3)
4. Standar pembiayaan pembelajaran dengan kode ITENAS/S_BIA/01 (Bukti 4)
5. Standar pembiayaan penelitian dengan kode ITENAS/S_BPE/02 (Bukti 5)
6. Standar pembiayaan PKM (ITENAS/S_DAB/01) (Bukti 6)
7. Standar penyusunan RKAT (ITENAS/S_LOL/02) (Bukti 7)
8. Standar biaya umum yang merupakan lampiran dari pedoman penyusunan RKAT-BPP yang dikeluarkan setiap tahun (Bukti 8).
Prosedur perencanaan dan pengelolaan dana di FTSP terdiri dari empat tahapan, yaitu: (1) penyusunan RKAT (Bukti 9); (2) realisasi anggaran (Bukti 10); (3) monev; dan (4) penyusunan PJK. Keempat tahapan tersebut telah dilaksanakan sejak tahun 2016; dan mampu menciptakan proses transparansi dan akuntabilitas penggunaan dana, baik oleh unit kerja maupun Institut. Keempat tahapan tersebut diuraikan berikut ini.
(1) Penyusunan RKAT
Proses penyusunan RKAT unit kerja di FTSP ditunjang oleh pedoman penyusunan RKAT, yang disusun oleh Komite Anggaran Institut. RKAT adalah besarnya anggaran untuk masing-masing program studi dan satuan program kerja satu tahun ke depan, yang disusun oleh FTSP. Tahapan penyusunan RKAT-BPP terdiri dari empat proses, yaitu: (1) persiapan; (2) penyusunan; (3) evaluasi; dan (4) pengesahan. Proses persiapan mencakup diantaranya penentuan pagu anggaran untuk setiap Prodi. Pagu anggaran disusun berdasarkan kegiatan prioritas di FTSP dan program studi, untuk mencapai indikator kinerja yang ditetapkan dalam Renstra. RKAT FTSP sebagian besar dimanfaatkan untuk program yang menunjang kelancaran PBM (seperti misalnya, pengembangan laboratorium, dosen dan tendik, serta pengeluaran operasional rutin). Setelah penentuan pagu, dilakukan proses penyusunan RKAT untuk setiap Prodi. RKAT ini kemudian dievaluasi oleh Institut; untuk selanjutnya disahkan oleh Institut.
(2) Realisasi anggaran
Realisasi pengeluaran anggaran didasarkan rencana kegiatan dalam RKAT-BPP dengan tahapan: (1) FTSP mengajukan permohonan dana berdasarkan kegiatan yang telah disepakati dan dimasukkan ke dalam SIMKEU (2) Program studi dan FTSP mengajukan permohonan pencairan anggaran dari dana yang telah disepakati kepada WRKU melalui BKU; (3) ProPOBal kegiatan dari program studi diajukan ke FTSP untuk diverifikasi oleh Dekan dan diproses ke WRKU melalui Kepala BKU. Proses realisasi keuangan mengacu pada manual pelayanan FTSP dengan nomor ITENAS.BKU/M_PEL/01.
(3) Monev
Proses PJK dilakukan berjenjang dari Prodi ke Fakultas untuk diverifikasi; dan disetujui Fakultas; lalu dikirimkan ke Institut melalui Ka BKU untuk diverifikasi dan dicatat ke dalam jurnal dalam laporan keuangan. PJK mengacu pada standar ITENAS.BKU/M_PEL/01. Tahapan akhir adalah pemeriksaan PJK yang dilakukan secara terpusat oleh Itenas melalui SPI.
Prodi dilibatkan secara penuh dalam menentukan anggaran perencanaan keuangan melalui RKAT berbasis program prioritas. Program-program prioritas dirumuskan oleh prodi melalui rapat koordinasi dan diusulkan ke Fakultas. Fakultas mengakomodir semua ajuan dari prodi dan diteruskan ke Institur. Dana untuk pengembangan prodi dialokasikan untuk biaya pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, investasi prasarana, investasi sarana, dan investasi SDM. Prosentase penggunaan dana untuk pendidikan (73,1%), penelitian (2,5%), pengabdian kepada masyarakat (0,7%), investasi prasarana (4,6%), investasi sarana (11,2%), dan investasi SDM (2%).
Implementasi investasi (SDM, sarana dan prasarana) sudah memenuhi seluruh kebutuhan penyelenggaraan PBM, penelitian dan PkM sehingga memenuhi standar perguruan tinggi. Biaya pengembangan untuk meningkatkan SDM dalam hal penyelenggaraan PBM adalah pelatihan dosen dan tendik mengenai pembelajaran daring, serta pendidikan S3. Penggunaan dana investasi untuk SDM dalam hal penelitian dan PkM adalah pelatihan pembuatan proPOBalpenelitian/PkM, pelatihan penulisan makalah/artikel, biaya keikutsertaan seminar nasional dan internasional, pembiayaan publikasi makalah/artikel di jurnal, insentif dosen yang berhasil menempuh studi S3, insentif publikasi dosen dan peningkatan kompetensi tendik laboratorium.Penggunaan dana untuk investasi SDM, sarana dan prasarana dalam hal PBM adalahpenambahan tenaga dosen dan tendik, pengadaan infrastruktur pembelajaran online (moodle e-learning) dan jarak jauh. Dalam hal penelitian dan PkM, penggunaan dana untuk investasi sarana dan prasarana adalah pengembangan infrastruktur laboratorium dan pembelian alat-alat laboratorium yang mutakhir.
Usaha-usaha untuk mencari sumber pendanaan da yang telah dilakukan adalah: mengikuti Hibah penelitian dan PkM eskternal, kerja sama penelitian, PkM dan beasiswa dengan DUDI, bekerja sama dengan dinas atau institusi pemerintahan dalam hal PkM dan beasiswa.